Réunions d’équipe, un vrai besoin ?
Sans doute avez-vous déjà entendu, voir prononcer vous-même ces mots : “une réunion bien préparée, c’est une réunion qui termine à l’heure”.
Le principe de réunion d’équipe est de plus en plus discuté, car ses bienfaits sont parfois durs à trouver.
Une perte de temps ?
Bien souvent, c’est ce que les collaborateurs ressentent à la sortie d’une réunion d’équipe. Le sentiment d’avoir perdu un temps précieux.
Mais pourquoi un tel ressentiment ?
Souvent, c’est le fait de ne pas avoir d’objectifs concrets à la sortie d’une réunion qui est frustrant.
Voici, en général, l’établissement d’une réunion d’équipe :
- Un problème survient, il faut l’aborder, une réunion est programmée
- Lors de la réunion, les cadres expriment un mécontentement, ou ne font qu’actualiser une situation,
- Les collaborateurs ne s’expriment que très peu. Leurs propos ne reflètent pas leurs pensées, par crainte managériale sans doute,
- Les cadres “libèrent” les collaborateurs de la réunion, ordonnant la résolution du problème en question dans les plus brefs délais.
Résultat ?
Aucun plan d’action n’a été établi, donc le problème ne sera pas résolu à courte échéance. Les choix de communication sont fautifs, ils brisent la franchise, et donc la progression. L’ambiance ternie par cette mauvaise communication divise l’entreprise. Les salariés ne sont pas motivés. C’est donc littéralement une perte de temps pour tous les partis.
L’intervention de Managers de Transition ?
Pour autant, les réunions d’équipe semblent être une base fondamentale de la communication en entreprise.
Lors d’un projet regroupant plusieurs équipes ou collaborateurs, une communication par simples emails, ou des échanges entre deux individus seuls ne peut constituer une communication d’équipe.
Pour ce faire, voici quelques points avec lesquels les managers de transition sont bien accoutumés, qui permettent d’excellentes réunions d’équipe.
- Prévoir un agenda :
Envoyer l’agenda de la réunion à tous les participants le plus tôt possible. En effet, si vous préparez les idées à aborder lors de la réunion, vous pouvez en donner le tempo.
- Demandez aux participants de se préparer :
Laissez volontairement du temps, en amont de la réunion, à tous les participants pour qu’ils se familiarisent avec cet agenda. Petit à petit, cela doit devenir une habitude d’entreprise.
- Keep it short!
Prévoyez un agenda avec 3 points maximums. Au-delà, les idées seront bâclées ou perçues comme non importantes. Votre gestion du temps lors de ces réunions sera perçue par tous. Faites respecter les temps impartis pour chaque point. Et honnêtement, qui a le temps de traiter plus de 3 points lors d’une réunion d’équipe ?
- Prévoyez des moments où les collaborateurs s’expriment devant les équipes :
La réunion ne se repose pas simplement que sur une personne. Faites que chacun puisse régulièrement prendre part à une réunion, en y préparant un rapport de quelques minutes par exemple.
- Bannissez les comptes rendus PowerPoint :
C’est en général interminable, inesthétique et inutile. Qui se souvient des graphiques de chaque page à la fin d’une réunion ? Si quelques graphiques doivent obligatoirement être projetés, faites en sorte qu’ils soient clairs, simples, et une nécessité pour tous les participants.
- Attribuez des tâches à chacun :
Pour qu’une réunion soit efficace, il faut en ressortir avec deux fois plus de travail à accomplir qu’en y rentrant. Prenez le temps de donner des objectifs concrets à la majorité des participants, avec des deadlines à respecter. Ceci favorise la productivité.
La Productivité avant tout !
Un bon manager donne et partage son goût pour la réussite à ses équipes. Son but est de faire avancer l’entreprise, et cela se traduit par la productivité. Les managers de transition sont des experts de la productivité. Leur enthousiasme et passion pour leur mission sont quasi contagieux. Ils maîtrisent donc à la perfection les réunions d’équipe saines, productives et entraînantes.
D’autres techniques existent pour promouvoir la productivité sur le long terme. Par exemple, faites le point personnellement avec tous ceux à qui vous avez confié une responsabilité. Pas besoin de réunir toute l’équipe à nouveau pour “faire le point”. Utilisez les réunions d’équipe avec parcimonie : elles doivent être un moment apprécié de chacun, avec une communication franche et ouverte.
Les choses plus rares sont plus appréciées, et non-banalisées.
Nous sommes à votre entière écoute pour répondre à vos besoins de communication d’équipe. Contactez-nous, nous serons heureux de mettre le talent de nos managers de transition au service de votre entreprise.
