Conduite de projet

Conduite de projet : Le rôle du Manager de transition

Pour mener à bien un projet complexe en entreprise, il est nécessaire de le décomposer en étapes structurées.

Le Manager de Transition trouve alors toute sa place pour mener à bien cette mission stratégique. Il apporte un regard externe, fixe des KPI précis, structure et pilote le projet. Il met en place tous les éléments pour que la conduite de projet soit réalisée de façon efficace et rentable.

Qu’est-ce que la conduite de projet ?

La conduite de projet permet d’optimiser la performance de l’entreprise, en structurant un projet défini en différentes étapes.

Il s’agit d’un ensemble de bonnes pratiques mises en œuvre dans un contexte précis.

Cette procédure planifie, organise et coordonne les activités nécessaires pour réaliser un projet. La mission de conduite de projet s’appuie sur des méthodes, des outils et des procédures spécifiques.

On utilise notamment la conduite de projet dans les situations suivantes :

• Déploiement de nouveaux logiciels,
• Changement de logiciel ou d’infrastructure,
• Fusion de deux entités,
• Développement d’offres commerciales,
• Arrivée d’un concurrent sur notre marché,
• Vente d’une entreprise,
• Implantation d’un nouveau service nécessitant un plan de recrutement et de formation conséquent.

Pourquoi mettre en place une conduite de projet ?

La conduite de projet permet d’optimiser la performance de l’entreprise, en structurant un projet défini en différentes étapes. Elle permet également d’éviter les écueils classiques : les délais trop longs, la mise en œuvre trop tardive, le manque d’organisation, le défaut de suivi et autres erreurs de ce type. En mettant en place un plan d’action rigoureux, une direction se donne toutes les chances de mener à bien sa mission.

Les cinq étapes de la conduite de projet

La conduite de projet est une mission qui suit une procédure strictement définie et clairement encadrée. Les étapes, précisément définies, sont toujours les mêmes :

• 1) Construction du projet

L’étape de construction de projet consiste à mettre en place une analyse des besoins. Cette phase est nécessaire pour mettre en place le projet dans de bonnes conditions. En accord avec la direction du service concerné, cette mission d’audit permet de fixer les objectifs que l’entreprise ou le service souhaite atteindre et de définir avec précision les moyens pour y parvenir. Ces objectifs, quantifiables, sont généralement regroupés dans un outil de pilotage.

L’étape d’analyse et de construction du projet passe par des études préalables, mais aussi par une collecte des données et des informations indispensables à la bonne mise en place du projet.

• 2) Planification du projet

Une fois les besoins définis et les objectifs exprimés, il convient de planifier le projet et de le structurer en étapes définies dans le temps. Chaque étape de planification possède des objectifs précis, avec un temps et un coût prédéterminé.

La planification fait notamment l’objet d’une étude précise des ressources humaines et matérielles nécessaires à la bonne réalisation du projet.

• 3) Organisation et management de l’équipe dédiée au projet

Le management du projet implique la création d’une équipe de travail ad hoc, composée de personnes ayant les compétences requises pour mener à bien le projet.

Une équipe est souvent constituée des rôles suivants :

• Le chef de projet : Directeur de la mission, il définit les objectifs à atteindre, détermine les actions à mener et supervise le travail en fonction des objectifs. Il veille à la bonne exécution des tâches et des travaux. Il dirige et supervise le travail d’une équipe. Il s’assure que les membres de cette équipe accomplissent leur travail conformément au plan de projet.
• L’expert technique : Sur des projets complexes comme par exemple l’implémentation d’un logiciel, l’expert technique joue un rôle clef, en analysant précisément les besoins du Client et en mettant en œuvre les moyens nécessaires pour y répondre.
• PMO (Project Management Office) en mode projet : La PMO est la structure de gestion de projet créée pour s’assurer de sa bonne réalisation. Placée sous la responsabilité du chef de projet, la PMO a un rôle d’exécution et de mise en œuvre. Elle assure la cohérence et l’unité dans tous les domaines du projet, en s’appuyant sur le planning.
• Le « sponsor » joue le rôle d’intermédiaire entre le Client et l’équipe projet. Il veille à ce que les délais soient respectés et à ce que les budgets ne soient pas dépassés.

• 4) Suivi et pilotage du projet

Le projet se met alors en place, sous la responsabilité du chef de projet. Il appartient à celui-ci de contrôler la bonne compréhension des besoins réels du Client, mais aussi de valider les échéanciers, les budgets et surtout le résultat et l’impact des actions menées sur le projet.

• 5) Mesure des résultats et clôture du projet

Une fois le projet finalisé, il convient d’analyser et de mesurer les résultats, afin de vérifier dans quelle mesure les objectifs ont été atteints. Pour mesurer ces objectifs, le chef de projet peut s’appuyer sur des indicateurs de réussite. Il doit alors convaincre le client par une présentation des résultats. Le projet se clôture enfin, par un bilan d’étape, puis par un bilan final qui permet au chef de projet de communiquer sur les résultats du projet.

La PMO est alors dissoute et les personnes qui y ont participé peuvent être affectées à d’autres projets.

Le rôle d’un Manager de transition en conduite de projet

Un Manager de transition qui souhaite accompagner une entreprise dans la conduite de projet doit jouer un rôle transverse :

• Il doit veiller en amont à la bonne compréhension des besoins du Client, analyser précisément la situation et fixer des objectifs atteignables.
• Il lui appartient également de porter les projets au sein de l’entreprise, en s’appuyant sur les différents acteurs concernés. Pour cela, il devra prendre en compte tous les facteurs.
• Le Manager de transition doit également vérifier que les objectifs du projet ont été atteints : Il devra rendre des comptes au Client sur les questions suivantes : Le projet a-t-il été réalisé dans les délais prévus ? Le budget a t’il été respecté ? Les résultats obtenus sont-ils conformes aux objectifs initiaux ? Pour cela il devra présenter au Client des indicateurs quantifiables qui permettront d’établir précisément la rentabilité du projet.

Les compétences d’un Manager de transition pour mener à bien un projet sont nombreuses

• Capacité d’analyse pour percevoir rapidement les enjeux d’un projet,
• Capacité à fixer des objectifs clairs, quantifiables et atteignables,
• Possibilité de mettre en place dans des brefs délais un outil de pilotage exploitable et intuitif,
• Sens aigu du leadership et capacités à encourager une équipe,
• Excellent sens relationnel et capacité à s’adapter à des acteurs variés.

Le rôle d’un cabinet de management de transition est de mettre en relation une entreprise avec un Manager de transition opérationnel, qui possède toutes les qualités requises pour s’adapter rapidement aux besoins de l’entreprise.

En faisant un appel à un Manager de transition pour la conduite d’un projet, une entreprise a l’assurance de bénéficier d’un projet structuré, limité dans le temps, efficacement piloté et par conséquent pleinement rentable.